| PRENOM NOM
3ème année DTS IMRT Promotion … (ANNES) |
Lycée … – VILLE (DEPARTEMENT)
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Dans le cadre de la validation de l’unité d’enseignement 6.3 : Gestion de données et images.
SITUATION PROFESSIONNELLE EN RAPPORT AVEC LA GESTION ET DONNEES IMAGES
Introduction
La situation professionnelle qui va être décrite se déroule à l’institut radiologique de X. Nous étions le mercredi 11 novembre 2015 lorsqu’un homme âgé de 68ans vint passer une IRM de contrôle pour une lésion cérébrale. L’ordonnance était prescrite par un médecin de l’hôpital X, il y avait écrit « Faire pratiquer une IRM cérébrale, comparer à l’examen antérieur ».
N’ayant pas connaissance pour le moment de la nature de la lésion du patient, ainsi que de la durée depuis laquelle elle était présente, nous avons demandé au patient s’il avait amené ces examens précédents. L’homme n’avait en sa possession ni CD-ROM, ni planches d’examen, ni comptes rendu, nous ne savions donc pas quel protocole serai le plus adapté pour mettre en évidence sa pathologie.
Nous avons alors interrogé le système de sauvegarde des données propre à l’Imagerie Médical X, et avons retrouvé 2 IRM cérébrale pratiquées en 2011 et 2014, nous avons donc pu réaliser des séquences similaires aux anciens examens afin de les comparer. De plus sur le serveur, nous avons pu avoir accès aux comptes rendus et ainsi ajouter quelques séquences supplémentaires afin de compléter nos connaissances sur la lésion du patient.
Problématique
Comment conserver les examens, comptes rendus, et données administratives des patients de manière utile, pratique et assurer la sécurité de ces données ?
Contexte
Afin de décrire comment l’institut de radiologie de la clinique X conserve, utilise, et sécurise les informations nécessaires au suivi des patients, j’ai demandé à M.X, le référent IRM, de m’expliquer l’organisation informatique sur ce site.
Il faut savoir que X est constitué de deux bâtiments : l’institut radiologique situé à l’ADRESSE. Les manipulateurs, secrétaires, et radiologues exercent chacun sur ces deux sites et la connexion est constante du point de vue médicale.
Il existe trois systèmes différents mis en réseau qui sont utilisés à X et nous allons décrire leurs utilités au quotidien ainsi que leurs interrelations.
1er système utilisé : ERIS
Le logiciel ERIS, il permet lors de l’accueil du patient, de lui attribuer un numéro de dossier. A ce dernier sera associé le nom, prénom et date de naissance du patient ce qu’on appelle identito-vigilence ; sera aussi inscrit dessus, son adresse, son numéro de sécurité sociale, et son numéro de téléphone.
Ce logiciel permet aussi de charger les anciens comptes rendus des examens subis par le patient ultérieurement dès l’ouverture de son dossier. Les secrétaires, manipulateurs et radiologues auront accès à toutes ces informations via une interface.
Le rôle des secrétaires sur ce système sera de s’assurer de l’exactitude des informations personnelles concernant le patient, de créer un rendez-vous et l’associer à une salle d’examen. De plus, elles devront créer le compte rendu en écrivant les données dictées par le radiologue et en l’associant au bon examen.
Le rôle des manipulateurs sur ce logiciel sera de coter l’examen, d’indiquer s’il y a eu injection ; et si oui, annoter le produit utilisé ainsi que son numéro de lot, de la quantité injectée et par quel mode d’administration. Ceci s’appelle la pharmaco-vigilance. Lors de mon stage, je n’ai pas eu à rentrer les doses d’irradiations du patient puisque je me trouvais en IRM, mais ce logiciel permet aussi de saisir la dose reçue lors de l’examen. Ce dernier élément permettra un suivi au niveau de la radioprotection.
Le rôle des radiologues sur ce logiciel sera de dicter le compte rendus de l’examen via un système de reconnaissance vocale et de dictée à l’aide d’un magnétophone.
2ème système utilisé : SYNGOVIA
L’enregistrement du patient se fait via ERIS, ce dernier fera aussi le lien entre les consoles d’acquisitions propres au constructeur (ici SIEMENS) et les données informatiques concernant le patient grâce à une fonctionnalité appelée WORKLIST.
L’acquisitions des données brutes se fait sur des consoles appelées SYNGO par SIEMENS, elles permettent de réaliser l’examen du patient. Les protocoles d’acquisitions seront donc enregistrés ici et seront donc l’outil principal des manipulateurs. Des protocoles d’examens sont préenregistrés, mais d’autres peuvent être créés et/ou modifiés, le manipulateur a libre accès à l’ensemble des paramètres. Les consoles de traitement sont néanmoins préprogrammées et associées à une machine : ici une IRM MAGNETOM ESSENZA 1,5 Tesla.
Une fois l’examen réalisé, les consoles SYNGO vont envoyer les données brutes sur un serveur appelé SYNGOVIA. Ce dernier permet de reconstruire les informations natives et de faire du post traitement. Il est alors possible de retravailler l’images : contraste, reconstruction MIP, MPR, changer le nombre de coupes, zoomer, travailler en 3D si l’acquisition le permet. Il permet aussi de créer des planches résumées grâce aux fonctions d’annotations, de contraste, de sélecteur d’images, de zoom.
Le post-traitement est réalisé principalement par le manipulateur afin d’assurer le suivi du patient en créant des planches résumées, et de les sortir sur reprographe. Le manipulateur via ce serveur déclenche la gravure d’un CD-ROM (acronyme de Compact Disc – Read Only Memory), ce dernier contiendra l’intégralité des données acquises lors de l’examen, ainsi qu’un logiciel de lecture ; le point négatif est qu’il ne contient pas le compte rendu du radiologue.
Grâce à un logiciel, le radiologue peut interpréter l’examen sur n’importe quel ordinateur connecté à un internet, il lui suffit juste de se connecter avec un identifiant et un mot de passe. Donc même hors réseau de X, si le radiologue possède un logiciel permettant de se connecter à SYNGOVIA sur son ordinateur il peut visualiser, reconstruire et interpréter les données de l’examen.
Pour résumé, SYNGOVIA est un serveur recevant les données brutes envoyées par les consoles SYNGO et permettent la visualisation, la reconstruction et le post traitement de images. Il est accessible n’importe où via un logiciel, mais possède une capacité de stockage faible, ce n’est pas le site dédié à l’archivage. Un « nettoyage » est nécessaire environs tous les mois.
3ème système utilisé : E-MEDIA
Le serveur E-MEDIA archive les examens en coupes (scanners et IRM), il conserve les données brutes ainsi que les reconstructions. Il permet aussi d’associer les comptes rendus aux examens.
Le serveur est utilisé lorsque le patient demande à avoir accès à ses examens, aussi lorsque le dossier est ouvert sur ERIS. Le radiologue peut charger des examens se trouvant sur E-MEDIA à n’importe quel moment.
Cet archivage est soumis à la décision du 28 septembre 2011 de l’Union nationale des caisses d’assurance maladie relative à la liste des actes et prestations pris en charge par l’assurance maladie :
« Au sein des établissements de santé, conformément à l’article R. 1112-7 du code de la santé publique, les images utiles au diagnostic de l’examen sont archivées pendant une durée de vingt ans à compter de la date de l’examen archivé pour le patient considéré. »
« Pour les médecins libéraux, en l’absence de norme juridique fixant la durée de conservation de leurs archives, et indépendamment des dispositions réglementaires relatives à la responsabilité civile des professionnels de santé, la durée doit être au minimum de cinq ans. »
« Dans tous les cas, ces images doivent être disponibles en accès immédiat sur le site pendant au moins trois ans à compter de la date de l’examen. Au-delà de trois ans, l’accès peut être différé. ». Source : http://legifrance.gouv.fr
La loi dit aussi que les images archivées sont les images traitées en format DICOM ou HL7. Elles doivent être conservées l’aide d’une solution de sauvegarde sous la forme d’un système local, d’un système partagé ou d’un système décentralisé.
A X, les données sont conservées sur des serveurs en cascades, minimum sur 2 disques dures différents, dans un local protégé. Il faut savoir que l’archivage est obligatoire pour les établissements, et sont à l’origine de la légère augmentation des prix des examens car il rentre dans la cotation.
La qualité et l’efficacité de fonctionnement du système imposent une formation des médecins à l’utilisation du système et une organisation adaptée. La loi impose des maintenances. Une procédure interne de contrôle qualité du système d’archivage doit être mise en place sous la responsabilité de l’exploitant de ce système (ici SIEMENS). Source : http://legifrance.gouv.fr.
RESUME
X utilise trois systèmes principaux d’acquisitions, de visualisation, de traitements et d’archivages des données administratives des patients, ils en assurent la sécurité et qui permettent un accès rapide. Ces trois systèmes sont ERIS, SYNGOVIA, et E-MEDIA. Ces serveurs et logiciels sont reliés via des câbles Ethernet de 100Mbit/s, et rattachés à des systèmes informatiques annexes comme l’IRM, les graveurs de CD-ROM, les reprographes, les imprimantes. Chacun de ses serveurs et consoles ont des systèmes d’antivirus mis à jour régulièrement.
Ce réseau informatique permet l’identitovigilance, la pharmacovigilance, la radioprotection, le suivi médical du patient ainsi que la qualité, la disponibilité, et la sécurité de l’archivage des données.
OUVERTURE
Certains médecins utilisent une boite de messagerie nommée APICRYPT, ce qui facilite le transfert des données de l’examen aux médecin prescripteur et généraliste.
Dans l’avenir, pour un meilleur suivi médical, il serait judicieux de créer une centralisation des données sur les examens des patients à l’échelle nationale, mais il faudrait doter tous les établissements des mêmes logiciels. Il faudrait aussi un lieu de stockage gigantesque et ultra sécurisé, ce qui est difficilement réalisable.
FICHES MANIP' 